Elektroniczna wersja dokumentów tradycyjnych, jest znacznym ułatwieniem w każdej pracy, firmie czy instytucji. Dzięki temu przedsiębiorstwo może usprawnić i przyspieszyć pracę i przede wszystkim, zacząć czerpać z tego korzyści biznesowe.
Na czym polega digitalizacja dokumentów
Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania dokumentów papierowych na format cyfrowy, czyli na plik komputerowy. Proces ten może odbywać się poprzez skanowanie dokumentów, które następnie są przetwarzane na format elektroniczny, lub też można bezpośrednio tworzyć dokumenty cyfrowe przy użyciu odpowiedniego oprogramowania.
Korzyści z digitalizacji
Niewątpliwie digitalizacja niesie ze sobą wiele korzyści. Poniżej niektóre z nich.
- Wygodny dostęp i wyszukiwanie
Kiedy dokumenty są zdigitalizowane, można je przechowywać w formie elektronicznej i łatwiej je znaleźć poprzez wyszukiwanie na komputerze. Nie trzeba przeszukiwać papierowych stosów dokumentów, co jest znaczną oszczę.
- Oszczędność miejsca
Digitalizacja pozwala przechowywać dokumenty na dysku twardym lub w chmurze, co niweluje zapotrzebowanie na specjalne miejsce do ich przechowywania
- Bezpieczeństwo
W przypadku utraty lub zniszczenia dokumentów papierowych, elektroniczne kopie pozwalają na ich szybkie odzyskanie.
- Szybsze udostępnianie
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej daje większą elastyczność i łatwość w dostępie do nich. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do potrzebnych
dokumentów z dowolnego miejsca i o każdej porze dnia i nocy, co z kolei wpływa na efektywność pracy i przyspiesza procesy biznesowe.
- Łatwiejsza edycja
Digitalizacja dokumentów umożliwia łatwiejszą ich edycję i modyfikację. Można wykorzystać różne narzędzia, aby poprawić jakość dokumentów, zmienić ich układ lub wprowadzić dodatkowe informacje.
Czy to bezpieczne?
Digitalizację dokumentów można zlecić firmie zewnętrznej i wtedy cały proces odbywa się bez naszego udziału. Jeśli jednak zdecydujemy się zająć tym sami, musimy odpowiednio się przygotować, aby wszystko przebiegło w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami. Oto kilka wskazówek, które warto wziąć pod uwagę.
Wybierz odpowiedni sprzęt: Wybierz skaner o odpowiedniej rozdzielczości i szybkości skanowania, który będzie w stanie sprostać wymaganiom Twojego archiwum. Pamiętaj również o odpowiednim oprogramowaniu do zarządzania zeskanowanymi dokumentami.
Przed przystąpieniem do skanowania, warto wyznaczyć spójny system indeksacji, dzięki któremu będzie można łatwo odnaleźć potrzebne dokumenty. Można np. stosować numery, daty, słowa kluczowe itp.
Przechowuj kopie zapasowe zeskanowanych dokumentów na różnych nośnikach, aby uniknąć utraty danych w razie awarii sprzętu lub innego nieprzewidzianego zdarzenia.
Wykorzystaj odpowiednie zabezpieczenia, takie jak hasła, szyfrowanie, czy kontrole dostępu, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo przechowywanych danych.
Digitalizacja i archiwizacja
Digitalizacja dokumentów oraz tworzenie archiwów elektronicznych jest nie tylko wygodnym i oszczędnym rozwiązaniem dla firm, ale również pozytywnie wpływa na funkcjonowanie i wizerunek firmy. Przechowywanie dokumentów w chmurze jest obecnie jednym z najbezpieczniejszych sposobów na ich przechowywanie i udostępnianie.