Opracowywanie procedur kancelaryjno-archiwalnych

Odpowiednie procedury kancelaryjno-archiwalne są tak naprawdę niezbędne, by można było optymalnie zarządzać dokumentacją. Nasza firma zajmuje się tym tematem już od długiego czasu. W jaki sposób działamy? Dlaczego możesz nam powierzyć wykonywanie tych właśnie zadań?

Spis treści:

1. Czym jest opracowanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych?
2. Jakie zadania są szczególnie często przez nas wykonywane w tym temacie?
3. Co wykonujemy?
4. Na jakim obszarze działamy?

Czym jest opracowanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych?

Opracowanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych musi być wykonane bardzo pieczołowicie. Bez tego nie można bowiem liczyć na to, że obieg dokumentacji będzie działał należycie. Liczy się także na tej płaszczyźnie dokładne zabezpieczenie akt pod względem właściwej kwalifikacji archiwalnej oraz ewidencji. Chcesz, by wszystko było odpowiednio zaplanowane i wdrożone w życie? W takiej właśnie sytuacji oferujemy Ci swoją pomoc. Jakie zadania są przez nas zaś wykonywane? Oferujemy m.in. opracowanie takich normatywów, jak instrukcje kancelaryjne, czy instrukcje organizacji oraz zakresu działania Składnicy Akt. To nie wszystko, ponieważ fachowo zajmujemy się także jednolitym rzeczowym wykazem rozmaitych akt itp.

Jakie zadania są szczególnie często przez nas wykonywane w tym temacie?

• na wstępnie bardzo dokładnie zapoznajemy się ze specyfiką, a także wszelkimi procedurami wewnętrznymi w ramach danej firmy
• oceniamy aktualne umiejętności pracowników dotyczące tego zagadnienia
• oceniamy aktualny obieg dokumentacji, który na dany moment obowiązuje na terenie konkretnego podmiotu
• przeprowadzamy szkolenia dotyczące funkcjonowania systemu kancelaryjno-archiwalnego. Skupiamy się nie tylko na samej teorii, ale przede wszystkim na praktyce, która jest tutaj zdecydowanie najważniejsza
• przygotowujemy projekty normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• analizujemy wprowadzone zmiany oraz nowości z pracownikami konkretnego podmiotu. Jeśli jest taka potrzeba, nanosimy ewentualne korekty
• przygotowujemy projekty, które wprowadzają w życie wypracowane normatywy kancelaryjno-archiwalne

Co wykonujemy?

W trakcie swojej pracy analizujemy rozmaite czynniki, które chcemy następnie usprawnić. Bierzemy pod lupę np. przepływ korespondencji, rozdzielanie oraz przydzielanie wpływów, obecny podział prac kancelaryjnych itp. Co jeszcze jest przez nas analizowane? Sposób załatwiania spraw, tempo ich rejestrowania, czy rodzaje stosowanych na co dzień stempli… To nie wszystko. Bardzo ważne jest również to, by dokładnie oszacować sposób wysyłania pism, stosowane metody organizacji, jak i przechowywania dokumentów, a także obowiązujące wzory formularzy, które są używane przez pracowników itp. Nasza firma bardzo skrupulatnie podchodzi do tego zadania. Dokładna analiza i ocena kwalifikacji pracowników są tak naprawdę niezbędne, by wiedzieć, gdzie jest pole do poprawy. Następnie na tej podstawie możemy przeprowadzać wartościowe, merytoryczne szkolenia oraz wprowadzać kluczowe normatywy kancelaryjno-archiwalne. Współpraca z nami sprawi, że Twoja firma będzie działała znacznie bardziej nowocześnie i sprawnie na tej konkretnej płaszczyźnie. To oznacza spore oszczędności pod kątem czasu, jak i inwestowanych w ten dział pieniędzy.

Na jakim obszarze działamy?

Działamy głownie na obszarach: Elbląg, Tczew, Malbork, Nowy Dwór Gdański, Pruszcz Gdański, Gdańsk, Sopot, Gdynia.