Staranne przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Przepisy mówią jasno. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez okres 50 lat od momentu ustania stosunku pracy. Nasza firma bardzo profesjonalnie i dokładnie pochodzi do tego tematu. Dlaczego możesz nam zaufać?

Spis treści:

1. Czym są pozwolenia na przechowywanie dokumentacji?
2. Jakie czynności są przez nas wykonywane przed przyjęciem dokumentacji do Składnicy Akt?
3. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – co zapewniamy Klientom?
4. Na jakich obszarach działamy?

Czym są pozwolenia na przechowywanie dokumentacji?

Jesteśmy doświadczonymi profesjonalistami, którzy posiadają nie tylko kwalifikacje, czy odpowiednie powierzchnie magazynowe. Dodatkowo mamy wszelkie niezbędne pozwolenia na wykonywania takich właśnie czynności. Zostały one zaś wydane przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych oraz za zgodą Marszałka Województwa. Możemy zatem zgodnie z prawem przechowywać dokumentację rozmaitego typu (chodzi m.in. o akta osobowe oraz płacowe). To nie wszystko. Nasi Klienci mogą być pewni, że przechowywane zasoby będą zabezpieczone przed osobami nieupoważnionymi, jak i przed zniszczeniem.

Jakie czynności są przez nas wykonywane przed przyjęciem dokumentacji do Składnicy Akt?

Warto wiedzieć, że działamy w sposób bardzo zorganizowany. Jakie czynności są przez nas wykonywane przed przyjęciem dokumentacji do Składnicy Akt? Na początku porządkujemy dokumenty. Odbywa się to albo na terenie firmy konkretnego Klienta, albo już bezpośrednio u nas. W dalszej kolejności kwalifikujemy zasoby do właściwych kategorii archiwalnych. Systematyzujemy akta i opracowujemy odpowiednie środki ewidencyjne. Następnie sporządzamy protokół dotyczący przekazania dokumentacji. Realizujemy wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej, która jest przeterminowana i sporządzamy niezbędne papiery z wykonania tego zadania. Co jeszcze leży w naszej gestii? Zajmujemy się oznaczeniem każdej jednostki archiwalnej i odpowiednio zabezpieczamy zasoby. Tak, by zagwarantować, że będą one odpowiednio chronione np. przed zniszczeniem.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – co zapewniamy Klientom?

• nasza firma gwarantuje, że przechowywanie dokumentów będzie zgodne z polskim prawem. Dzięki temu nie musisz martwić się żadnymi konsekwencjami na tej płaszczyźnie
• zatrudnieni pracownicy posiadają odpowiednie kwalifikacje do wykonywania tych czynności. Fachowcy działają szybko, dokładnie oraz terminowo
• dokumenty będą przechowywane w sposób optymalny. Nie ma możliwości, by zostały one skradzione, uszkodzone, czy zniszczone…
• zasoby są odpowiednio zabezpieczone także przed dostępem osób nieupoważnionych. Stosujemy w tym celu sprawdzone i efektywne metody
• po zakończonym okresie obowiązkowego przechowywania dokumentów przeprowadzamy ich niszczenie zgodnie ze wszystkimi najważniejszymi ustawami (obowiązującymi w tej branży) oraz zasadami ochrony środowiska
• sporządzamy protokół z wykonanego niszczenia dokumentów
• wystawiamy (na życzenie pracowników) zaświadczenia odnoszące się do przebiegu zatrudnienia i pobieranego wynagrodzenia – na bazie przechowywanych dokumentów
• informujemy takie instytucje, jak Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych o lokalizacji przechowywania określonej dokumentacji
• gwarantujemy pełną dyskrecję dotyczącą rodzaju przechowywanych dokumentów. Pracownicy są zobowiązani do zachowania tajemnicy służbowej. Tak samo, jak do skrupulatnego przestrzegania przepisów odnoszących się do ochrony danych osobowych

Na jakich obszarach działamy?

Działamy głownie na obszarach: Elbląg, Tczew, Malbork, Nowy Dwór Gdański, Pruszcz Gdański, Gdańsk, Sopot, Gdynia.