Przechowywanie dokumentów firm i instytucji istniejących (oustourcing)

Bardzo dużo firm ma problem na tej płaszczyźnie. Dlaczego? Nie brakuje bowiem instytucji, które muszą przechowywać rozmaite dokumenty, a nie posiadają ku temu odpowiedniego miejsca… Co zrobić w takiej sytuacji? Nic nie stoi na przeszkodzie, by skorzystać z oferty naszej firmy. Oferujemy profesjonalne przechowywanie dokumentów rozmaitego typu. Dodatkowo zapewniamy pełną obsługę logistyczną.

Spis treści:

1. Dlaczego warto zdecydować się jednak na naszą pomoc?
2. Jakie czynności są wykonywane w trakcie przygotowania dokumentów do ich przechowywania?
3. Przechowywanie dokumentów – co zapewniamy Klientom?
4. Na jakim obszarze działamy?

Dlaczego warto zdecydować się jednak na naszą pomoc?

Posiadamy odpowiednie powierzchnie magazynowe na archiwa. Te lokalizacje nie tylko są pojemne. Dodatkowo są bardzo dobrze zabezpieczone. Nie ma zatem możliwości, że dokumenty zostaną skradzione albo zniszczone itp. Dzięki kooperacji z nami możesz nie tylko znacząco zredukować koszty dotyczące przechowywania dokumentów. W końcu gwarantujemy naszym Klientom naprawdę atrakcyjne warunki w temacie finansowym. Poza tym zapewnisz sobie swobodny dostęp do dokumentacji, która będzie właściwie posegregowana. Pamiętaj, by tego tematu nie bagatelizować. Chodzi przecież także o obowiązujące na tym polu przepisy prawne. Brak archiwizacji lub jej niedokładne wykonanie mogą oznaczać konsekwencje prawne. Jeśli zdecydujesz się na współpracowanie z nami, to takich kłopotów unikniesz.

Gwarantujemy każdej jednostce organizacyjnej profesjonalne archiwizowanie dokumentów, które jest dostosowane do potrzeb naszych Klientów oraz reguł prawnych. Zapewniamy również pełną dyskrecję. Każda osoba wykonująca rozmaite czynności dotyczące archiwizacji jest bowiem zobligowana do zachowania tajemnicy służbowej i przestrzegania przepisów odnoszących się do ochrony danych osobowych.

Jakie czynności są wykonywane w trakcie przygotowania dokumentów do ich przechowywania?

W pierwszej kolejności rejestrujemy dokumenty w systemie elektronicznej ewidencji. Potem sporządzamy ewidencję dokumentów w odniesieniu do każdej jednostki archiwalnej. Zajmujemy się też nadaniem kategorii archiwalnych dokumentom oraz oznaczeniem każdej jednostki archiwalnej (poprzez wykonanie nadruku z precyzyjnym opisem). Gwarantujemy optymalne zabezpieczenie dokumentacji w zbiorcze pojemniki archiwizacyjne.

Przechowywanie dokumentów – co zapewniamy Klientom?

• dokumenty są przechowywane w odpowiednich warunkach uregulowanych zasadami prawnymi
• dokumenty są zabezpieczone przed dostępem osób trzecich oraz przed zniszczeniem
• nasze pomieszczenia są monitowane całodobowo, zabezpieczone oraz ubezpieczone
• Klienci mają swobodny dostęp do akt. Mogą np. skorzystać z ich zeskanowania
• oferujemy darmowe udostępnienie modułów systemu informatycznego internetowego, co daje sposobność wyszukiwania i składania zamówień poprzez upoważnionych do tego pracowników
• szybki podgląd skanów dokumentów (przez wyznaczonych pracowników) przy pomocy przeglądarki internetowej wraz z możliwością ich wydruku
• analizujemy dokumenty pod względem kończącego się okresu przechowywania
• niszczymy zasoby archiwalne po okresie obowiązkowego przechowywania. Sporządzamy protokoły i dokumenty brakowania
• jesteśmy w stanie odpowiednio zająć się ścinkami (zgodnie z wymogami dotyczącymi ochrony środowiska)

Na jakim obszarze działamy?

Działamy głownie na obszarach: Elbląg, Tczew, Malbork, Nowy Dwór Gdański, Pruszcz Gdański, Gdańsk, Sopot, Gdynia.