Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która obejmuje m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, udzielenia zwolnień od pracy, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, ubiegania się i korzystania z urlopu wypoczynkowego oraz kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. O czym jeszcze warto wiedzieć w kontekście dokumentów kadrowych?
Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?
Dokumentacja pracownicza to niezwykle ważna grupa dokumentów. Zatrudniając pracownika, pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą: akta pracownicze (akta osobowe pracownika w kategoriach A, B, C i D) oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy.
W części A akt osobowych pracownika powinny znajdować się m.in. podanie o pracę, CV, list motywacyjny, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje i umiejętności zawodowe, zaświadczenia o niekaralności, a także orzeczenia lekarskie.
Część B stanowią umowa o pracę, oświadczenie o otrzymaniu regulaminu pracy i instrukcji BHP, dokumenty dotyczące wynagrodzenia, urlopu, zwolnień lekarskich, a także karty ewidencji czasu pracy.
W części C znajdziemy dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy, takie jak: oświadczenie o wypowiedzeniu umowy, umowa o rozwiązanie umowy, dokumenty związane z wypłatą odprawy.
W części D przechowywane są dokumenty związane z ukaraniem pracownika oraz ponoszeniem przez niego odpowiedzialności za naruszenie przepisów lub regulaminu pracy.
Prowadzenie dokumentów kadrowych
Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z preferencjami i możliwościami pracodawcy. W przypadku prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej, należy jednak pamiętać o konieczności przestrzegania określonych wymagań dotyczących bezpieczeństwa, poufności i integralności danych.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, dokumentacja ta powinna być przechowywana przez okres co najmniej 50 lat. Oznacza to, że pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpiecznego i długotrwałego przechowywania dokumentacji pracowniczej, aby w razie potrzeby móc skorzystać z niej w przyszłości.
Pracodawca ma również obowiązek regularnie aktualizować dokumentację pracowniczą oraz wprowadzać w niej zmiany, gdy zachodzi taka potrzeba (np. w wyniku zmiany umowy o pracę, zmiany danych osobowych pracownika itp.). Przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, ważne jest również zapewnienie jej zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych oraz regularne wykonywanie kopii zapasowych, aby zminimalizować ryzyko utraty danych.
Archiwizacja dokumentów kadrowych
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia i archiwizacji dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami prawa. Nieprowadzenie dokumentacji lub prowadzenie jej w sposób nieodpowiedni może skutkować nałożeniem grzywny przez inspektora pracy. Warto pamiętać, że dokumentacja pracownicza jest ważnym źródłem informacji zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, dlatego należy zwrócić uwagę na jej właściwe prowadzenie i archiwizację.
Współczesne rozwiązania technologiczne pozwalają na cyfrowe przechowywanie dokumentów, co przyspiesza i ułatwia ich wyszukiwanie oraz pozwala na ich bezpieczne archiwizowanie. Dodatkowo, cyfrowe formy dokumentacji pozwalają na szybsze i bardziej precyzyjne generowanie raportów, statystyk oraz analiz danych dotyczących zatrudnienia w firmie.